Zarządzanie czasem i planowanie nie tylko dla logopedów.

Podziel się wpisem z innymi!

 

Zarządzanie czasem.

Dziś wpis zgoła inny i całkowicie niespodziewany. Tym bardziej, że autorem nie jest Kamila ale Daniel. Terapeuta poza wiedzą i doświadczeniem związanym pracą z dziećmi musi dbać o rozwój osobisty. Często ten ogranicza się to do pojechania na jedno szkolenie w roku, może do przeczytania jednej czy dwóch książek. Czy problemem jest tak chętnie deklarowany przez wszystkich brak czasu? Wątpię. Brak czasu jest często wyuczoną wymówką, która pozwala na efektywne jego tracenie. Planowanie pracy oraz zarządzanie czasem to sztuka, której niestety nie uczą w szkole. Jeżeli uważasz, że tracisz sporo swojego czasu na „pierdoły” to bardzo zachęcam Cię do zrobienia sobie herbaty z imbirem i limonką oraz do wczytania się w poniższy tekst.

Zarządzenie czasem i planowanie

Jak zatem podnieść swoją efektywność i zdjąć ze swoich barków ciężar potocznie nazywany „mam za dużo na głowie”, który gdy spojrzymy prawdzie w oczy jest tylko wymówką? Jest kilka bardzo prostych metod, które dziś poznasz. Po pierwsze musisz zrozumieć i uwzględnić w swoim życiu zasadę Pareto, która mówi, że 80% efektów można osiągnąć poprzez 20% działań. Musisz tylko zlokalizować, które działania mają największy wpływ na Twoją pracę i je usprawnić. Ale jak to zrobić? Masz szczęście! Podpowiem Ci jaki kierunek musisz obrać. Droga ta nie jest jednak prosta. Ale efekt za to masz gwarantowany!

Od czego zatem zacząć?

Chęć zmiany! 

Zarządzanie czasem

Konkretnie. Musisz najpierw przygotować się na zmiany w swoim życiu. Bez postanowienia, że chcesz się zmienić niczego nie zdziałasz. To jest trochę podobne do diety i ćwiczeń fizycznych. Niby i jedno i drugie coś daje, ale jeżeli robisz je źle to tylko tracisz czas. Możesz nawet doznać kontuzji. Dopiero gdy naprawdę postanowisz, że chcesz coś zmienić to masz motywację do tego, żeby robić to jak najlepiej potrafisz. Dlatego na początek proponowałbym Ci zajrzeć do krótkiego opowiadania pt. Kto zabrał mój ser, Spencera Johnsona. Książka bardzo fajnie wpasowuje się w tematykę dziecięcą. Możesz używać jej jako bajki dla dzieci, a gdy podrosną przekazać morał, który z niej płynie, a nie jest taki oczywisty jakby się mogło wydawać. Z drugiej strony jest to bardzo poważny poradnik dla dojrzałego i świadomego człowieka, wytykający podstawowe błędy i dający odpowiedź na to, dlaczego powinnaś przejąć kontrolę nad swoim życiem.

Do reszty tekstu zapraszam Cię, gdy zdecydujesz się w swoim życiu na zmiany. Pozytywne i dające wiele satysfakcji. Mówię, serio. Nie czytaj dalej jeżeli nie jesteś gotowa!

Zarządzanie czasem i organizacja pracy

Nawyki

Słowo nawyk nie jest na szczęście kojarzone źle, tak jak nałóg. Nie jest też kojarzone dobrze, ale raczej jako neutralne. Dlaczego? Pewnie dlatego, że mało osób mówi o nawykach. Są jednak one nieodłączną częścią naszego życia. Od parzenia herbaty, poprzez parkowanie samochodu do rozmowy z drugim człowiekiem czy sposobów uczenia się. Nasze zachowanie przesiąknięte jest nawykami. Czasem są one złe (niekoniecznie nazwiemy je wtedy nałogami, zły nawyk to też brak dobrego nawyku), czasem dobre. Ważne jest jednak to, że mamy nad nimi kontrolę, gdy je już zauważymy. Co zatem można zrobić w kwestii zarządzania czasem czy organizacji pracy? Można zajrzeć do 7 Nawyków Skutecznego Działania autorstwa S. Covey’a. Tak wiem, kolejna książka. Nie będę Cię jednak zmuszał do przeczytania jej teraz w całości, gdyż jest trochę bardziej skomplikowana od poprzedniej. Wymaga większej refleksji. Każdy rozdział zawiera bowiem zestaw zadań i ćwiczeń do wykonania dla czytelnika. Nie powinno się przechodzić do kolejnych rozdziałów bez zaznajomienia się i przyswojenia nawyków z poprzednich. Autor przeprowadza czytelnika przez ZALEŻNOŚĆ (w której niestety większość osób się znajduje) do NIEZALEŻNOŚCI, a następnie do WSPÓŁZALEŻNOŚCI, podając po drodze wiele przykładów, głównie z własnego życia. Co za tym idzie, pomaga uwolnić się od złych nawyków, zastąpić je dobrymi. Nie jest to na szczęście pozycja przesiąknięta ideą American Dream, tak jak lwia część książek motywacyjnych pochodzących z zachodniego rynku.

Lista wartościowych nawyków, które opisuje Covey, wraz krótkim wyjaśnieniem:

• Bądź proaktywna. Innymi słowy działaj. Bardzo łatwo oceniamy innych ludzi używając chociażby szczęścia jako wyznacznika tego, że komuś się powodzi a nam nie. Prawda jest taka, że im więcej czasu poświęcimy na to, żeby szczęściu pomóc tym bardziej go doświadczymy.
• Zaczynaj z wizją końca. Musisz określić sobie cel, który chcesz osiągnąć. Inaczej Twoje działania będą tylko stratą czasu. Wzrośnie frustracja związana z tym, że nie jesteś w stanie przybliżyć się do oczekiwanego stanu. Najłatwiejszym sposobem jest rozmowa z osobą, która jest w tym miejscu, w którym my chcemy być.
• Rób najpierw to co najważniejsze. Musisz nadawać swoim zadaniom priorytety. Nie wystarczy jednak stwierdzić, że coś jest ważne i pilne. Odgrywamy w życiu role, pełnimy konkretne funkcje społeczne – żona, mąż, nauczyciel, policjant, polityk, sportowiec. Musisz zdecydować, które obszary życia są dla Ciebie najważniejsze, określić cele długoterminowe, a następnie przejść do ich realizacji.
• Myśl w kategorii wygrana – wygrana. Zacznij podejmować decyzje, których konsekwencje będą dobre nie tylko dla Ciebie, ale też dla innych osób. Postaraj się podejść do danej sytuacji od drugiej strony. Konsensus to popularne słowo jeżeli chodzi on negocjacje, ale od dziś o nim zapomnij. Przykładem może  być współpraca z innymi specjalistami. Kamila bardzo często odsyła rodziców do znanych jej specjalistów bo wie, że pomoc dziecku jest najważniejsza. W ten sposób buduje się zaufanie, bo wysoki poziom empatii pozwala budować trwałe relacje. Dlatego gdy przychodzą na terapie nowe dzieci to rodzice potwierdzają, że logopasja została im przez kogoś polecona. Win – Win to jest to!
• Staraj się najpierw zrozumieć, a później być zrozumianą. Słuchaj i pytaj. Staraj się zrozumieć Twojego rozmówcę. Znów wiele zależy od relacji, które łączą Cię z innymi osobami. Bardzo często będziesz w sytuacji, że zmartwiony rodzic opowie Ci historię życia. Traktuj innych tak, jak Ty byś chciała być traktowana.
• Synergia. Napisałem przed chwilą o współzależności. To ten moment, w którym trzeba wyjaśnij pojęcie synergii, przeczące podstawowym pojęciom matematycznym. Jeżeli dwie osoby współpracują ze sobą, mają konkretne cele i wykonują dobrze swoje role społeczne, to efekt tej współpracy jest większy niż praca wykonana przez te same osoby w pojedynkę. A teraz przeczytaj to zdanie jeszcze raz 🙂
• Ostrzenie piły. Ciągły trening fizyczny jest potrzeby do utrzymania dobrej formy. Tak samo dzieje się w przypadku treningu emocjonalnego i samorozwoju. Zrób sobie mały przegląd tego jak spisujesz się w poszczególnych nawykach, przytoczonych w tym wpisie. Zobacz co jeszcze możesz poprawić. Najlepszym i chyba najłatwiejszym sposobem na przyswojenie wiedzy w praktyce jest przekazanie jej innej osobie. Do dzieła!

Nawiązując do tematu, zarządzanie czasem i planowanie pracy jest teraz w modzie. Fajnie wiedzieć, że ma się nad swoim czasem kontrolę. Przyjrzyjmy się zatem jednemu z narzędzi opisanemu w rozdziale 4 książki Covey’a. Człowiek jest z natury leniwy. Lubi prokrastynację. Trzeba zatem używać wszelkich możliwych sposobów, aby trzymać się wyznaczonego toru i realizować zadania skutecznie, w odpowiedzialny sposób. Zastanów się teraz – ile czasu poświęcasz na oglądanie telewizji albo przeglądanie Internetu czy Facebook’a? Odpowiedź prawdopodobnie będzie oczywista. Teraz pomyśl a co jeżeli człowiek myśli, że pracuje, a tak naprawdę jego praca wcale nie jest efektywna? Zerknij na diagram poniżej.

Twoim zadaniem jest spędzać najwięcej czasu w ćwiartce X. To tam Twoja produktywność wzrasta. Wraz z wykreślaniem kolejnych zadań z listy wzrasta również Twoja pewność siebie. Zastanawiasz się pewnie dlaczego nie jest tak, że powinnaś skupiać się na tym, co WAŻNE i PILNE. Odpowiedź jest prosta. Otóż chcesz zapobiegać sytuacjom z ćwiartki Y. Jeżeli zbyt dużo czasu poświęcasz sprawom ważnym i pilnym znaczy to, że prawdopodobnie latasz z gaśnicą zamiast pracować, a co chwilę na jakiejś płaszczyźnie Twojego życia wybucha mniejszy lub większy pożar. Wyjście z tej pułapki jest trudne. Da się to zrobić tylko planując cele długoterminowe i wykonując zadania, które doprowadzą Cię do ich osiągnięcia jak najwcześniej. Takie podejście do zarządzania powoduje przesunięcie paradygmatu dotyczącego hierarchii wartości w kwestii podejmowanych zadań. Przestajesz wtedy latać z gaśnicą i instalujesz kompleksowy system przeciwpożarowy, który ochroni nie tylko Ciebie, ale również osoby, które są w Twoim kręgu wpływów.

Zarządzanie czasem – bądź SMART!

Prawie każda strona internetowa poświęcona opisująca zarządzanie czasem lub organizację pracy będzie mówiła o modelu SMART. Model ten wykorzystuje się do opisywania swoich celów w procesie planowania. Jest bardzo prosty i skuteczny. Co do samego SMART, to jest to akronim, na który składają się odpowiednie słowa, mające konkretne znaczenie. W literaturze występuje jednocześnie kilka wersji, które nawzajem się przeplatają, ale sens pozostaje bardzo podobny. Ja podam wersję, która moim zdaniem najbardziej odpowiada realiom pracy terapeuty czy nauczyciela. Zatem:

• Specific (Konkretny) – Twój cel musi być konkretny. Sformułowany w krótki, przejrzysty i czytelny sposób. Jedno zdanie powinno wystarczyć.
• Measurable (Mierzalny) – Musisz być w stanie zmierzyć wykonywalność swojego celu. Innymi słowy – musisz być w stanie w liczbowy sposób stwierdzić czy udało Ci się wykonać cel, a jeżeli nie to jak niewiele Ci zbrakło.
• Achievable (Osiągalny) – Nie możesz zakładać rzeczy niemożliwych. Lepiej zrobić jeden mały krok do przodu niż stać w miejscu. Z drugiej strony musisz też uważać, aby nie przebić głową sufitu.
• Relevant (Odpowiedni) – Cel musi być odpowiedni. Musi prowadzić Cię do innego, nadrzędnego celu. Drabina powinna być oparta o właściwą ścianę, zanim zaczniesz się po niej wspinać.
• Time – bound (Określony w czasie) – Ustal sobie ramy czasowe na wykonanie danego celu. Nawet jeżeli nie uda Ci się go wykonać to będziesz w stanie powiedzieć w czym był problem. W przyszłości będziesz w stanie go uniknąć.

Wiem, że cały ten tekst może wydać się zbyt mocno skondensowany i niezrozumiały. Właśnie w tym cały problem. To inżynierska wiedza, której nie uczą w szkołach. Przetrawienie takiego natłoku informacji może zająć trochę czas. Ba! Wprowadzenie wszystkich przedstawionych tu mechanizmów to dopiero wyzwanie. Dlatego chcę Ci powiedzieć, że bardzo cenię to, że dotrwałaś do tego momentu.

Złota zasada – zapomnij!

Jeżeli miałbym wybrać jedną, jedyną rzecz, którą miałabyś zapamiętać z tego wpisu to byłby to właśnie ten akapit. Zapamiętaj złotą zasadę i zapomnij wszystko co Ci powiedziałem. Weź kalendarz i zapisz w nim następujące rzeczy: Poniedziałek – kupić książkę 7 nawyków, wtorek – przeczytać rozdział pierwszy, środa – iść na kolację z mężem, czwartek – powiedzieć przyjaciółce czego nowego się w tym tygodniu nauczyłam itd. Zacznij działać. Zapisuj to co chcesz zrobić. Zapisuj marzenia, pomysły, zdania, które zapadły Ci w pamięć, cytaty, nazwy książek i filmów. Pewnie wiele razy zastanawiałaś się dlaczego ludzie są niesłowni? Nie dlatego, że Cię nie lubią (choć faktycznie jest to nieodpowiedzialne i krzywdzące z ich strony). A ile razy Ty byłaś niesłowna? A wystarczyło tylko zapisać to o co ktoś Cię poprosił. To jest główny problem produktywności, zupełnie niezwiązany z kulturą osobistą. Ciekawe jest również to, że jeżeli ludzie już coś zapisują to zwykle zapominają o tym gdzie to zapisali. Stosujesz może karteczki Post-it? Jeżeli tak to przestań proszę. To niestety zły nawyk. 

W tym momencie wszystkie przedstawione w tekście metody schodzą się do jednego punktu. Musisz mieć agregat zadań. System, który Ci sprawnie zarządzać swoim życiem. Miejsce lub rzecz, które będzie  zawsze pod ręką i którego możesz zawsze użyć. Do tej pory była nim Twoja głowa. Starałaś się pewnie pamiętać rzeczy typu: „za tydzień urodziny siostry”, „jutro muszę zrobić pranie”, „Zygmunt nie ma kanapek do szkoły” itp. Tak jak wspomniałem przed chwilą – chcesz o tym wszystkim zapomnieć. Zobaczysz jak wielka różnica Cię czeka jeżeli zastosujesz się tylko do tej jednej zasady. Zapisz wszystko czym chcesz się zająć w najbliższej przyszłości, a poczujesz się lżejsza bez specjalnej i skomplikowanej diety. Poczekaj tylko aż wykreślisz kilka zadań z codziennej listy, a zrozumiesz, że możesz wszystko. Staniesz się uzależniona od produktywności. Co do samego zapisywania zadań to nie mówię tu nawet o planowaniu bardziej skomplikowanych projektów czy osiąganiu marzeń poprzez wieloletnią pracę. Sam fakt, że raz na tydzień wyrzucisz ze swojej głowy to czym chcesz się aktualnie zająć doda Ci zwyczajnie wiele energii, bo nie będziesz jej traciła na próbę zapamiętania tego co Ciebie lub Twoich bliskich dotyczy. Dlaczego to takie ważne? Jest to pierwszy krok do tego, aby zrozumieć, że współzależność i synergia naprawdę działają.

Im mniej skomplikowany system na zarządzanie czasem, tym lepiej dla Ciebie. Najlepszym rozwiązaniem jest kalendarz, ale niestety brakuje w nim notesu, który można wykorzystać do robienia krótkich bądź dłuższych notatek. Mimo wszytko na początek będzie to najlepsze rozwiązanie. Oczywiście póki nie przeczytasz kilku zdań z książki Covey’a. Wtedy kalendarz wyda Ci się bardzo ograniczony, wręcz archaiczny. Ale o tym musisz jednak zadecydować sama, gdy już tam dobrniesz. Przedstawię teraz kilka narzędzi, z których razem z Kamilą korzystamy w pracy i w domu. Używamy ich codziennie. Budujemy dzięki nim logopasję. Organizujemy szkolenia, wypełniamy obowiązki domowe i nawet czasem umawiamy się na randki 🙂 Dodatkowo osobiście korzystam z dokładnie takich samych narzędzi pracując jako inżynier przy międzynarodowych projektach.

Narzędzia

Multiplaner – polski wynalazek

Zdecydowanie nie jestem osobą „starej daty”, ale wyznaję przekonanie, że papier ma większą wartość niż ekran monitora. Coś co zostało zapisanie własnoręcznie jest dla nas w pewnym sensie ważniejsze i bardziej namacalne. Multiplaner powstał z myślą o osobach zapracowanych, które ze względu na ogromną liczbę zadań są zmuszone do wprowadzenia jakiegoś systemu zarządzania, który pomoże im w ogarnięciu wszystkiego na czas. Rafał Mirkowski, autor Multiplanera bardzo fajnie wspiera polską społeczność biznesową tworząc właśnie taki oto kalendarz i notatnik w jednym. Początki korzystania z nowych narzędzi są zawsze ciężkie, zobacz jak robiła to Kamila.

Jeszcze raz w tym miejscu gorąco zachęcam Cię do prowadzenia własnego kalendarza oraz zapisywania swoich celów oraz marzeń. To działa i nie przekonasz się o tym jak mocno, póki sama nie spróbujesz.

OneNote / Evernote – elektroniczny notatnik

Nie będę się zbyt mocno rozpisywał na temat tego, w jaki sposób korzystać z cyfrowych narzędzi wspomagających zarządzanie czasem i organizację pracy. Jest bardzo wiele źródeł w Internecie, które pomogą Ci skonfigurować daną aplikację do Twoich potrzeb. Dobrą stroną programów komputerowych jest ich dostępność i mobilność. Możesz korzystać nie tylko z komputera, ale również ze swojego telefonu. Wszystkie notatki oraz zadania są synchronizowane, możesz ustawić priorytety, delegować itp. Dwie aplikacje, które sprawdziły się najbardziej w moim przypadku to OneNote Microsoftu, oraz Evernote.

Problemem jest jednak nawyk korzystania z tego typu narzędzi. Ja pracuję długie godziny przy komputerze, dlatego mam do tych aplikacji dostęp. Musisz sobie zadać pytanie co będzie dla Ciebie lepsze. Ja mimo wszystko wybieram multiplaner.

Czekasz na przykłady?

Nie obędzie się bez nich. To zbyt istotny wpis, żeby pominąć wpływ informacji w nim zawartych na życie terapeuty. Tym razem jednak poprosiłem Kamilę, aby mi pomogła wygenerować kilka ciekawych propozycji, gdyż sam logopedą nie jestem.

Po wielu latach obserwacji pracy Kamili, jako inżynier mogę powiedzieć, że z całą pewnością terapia logopedyczna to proces, który nadaje się określenia go mianem projektu. Czyli, można nim zarządzać – w mniej lub bardziej efektowny i efektywny sposób. Chciałbym teraz bardzo krótko opisać to, co skonsultowałem z Kamilą. Potwierdzę w ten sposób swoją hipotezę, a Tobie dam gwarancję, że czas poświęcony na przeczytanie tego wpisu był prawdopodobnie najlepiej wykorzystanym czasem dzisiejszego dnia, o ile nie tygodnia 🙂

Terapia logopedyczna zawsze powinna być indywidualna. Terapeuta musi pracować jak inżynier, wręcz programista – zwinnie zmieniając kierunek terapii, gdy widzi postępy lub problemy u swojego pacjenta.

Punktem wyjściowym jest zawsze diagnoza logopedyczna oraz rozmowa z rodzicami. Wtedy trzeba zadecydować czy pacjent wymaga terapii oraz czy potrzebujemy konsultacji z innym specjalistą. Terapia będzie się różnić w zależności od problemów, które zostaną zdiagnozowane. Dla przykładu dziecko może mieć ORM, zaburzenie mowy o typie afazji, wadę wymowy, może być autystyczne, itd. Po określeniu specyfiki terapii ze względu na dziecko trzeba określić cele dla każdej z dziedzin, nad którą chcemy z nim pracować. Powiedzmy, że będzie to dziecko w normie rozwojowej z wadę wymowy, dla którego przygotowujemy zajęcia pod kątem następujących celów:

• Sprawność artykulatorów
• Oddychanie
• Słuch
• Terapia właściwa
• Rozwój
• Gra edukacyjna

W zależności od tego na jakim etapie dziecko zaczyna z Tobą terapię musisz być w stanie określić cele na najbliższą zajęcia, na kilka o przodu oraz główne cele całej terapii, które bardzo często są takie same (akurat w przypadku wad wymowy) – rodzice pragną, aby ich pociecha mówiła sprawnie i łanie w języku polskim. Oczywiście  nie każdy cel, wymieniony powyżej, będzie tak samo istotny w terapii u danego dziecka. Ponadto, w przypadku innego problemu u dziecka cele są zupełnie inne i  mają inny wymiar. Co innego jest wtedy ważne. Praca i cele są odmienne.

To już koniec?

Zarządzanie czasem nie tylko dla logopedy.

Zostawię Cię w tym miejscu z pewnym niedosytem Droga Czytelniczko. Co za dużo to nie zdrowo. Nie mogę wyczerpać tematu bo wiem, że Kamila chce coś dodać od siebie. Kto wie, może za jakiś przygotuje cały wpis pt. Planowanie terapii logopedycznej? Musisz teraz uzbroić się w cierpliwość. Usiądź na spokojnie i zastanów się czy to co właśnie przeczytałaś to dobra droga dla Ciebie. Będę bardzo zadowolony jeżeli uznasz, że tak. Ja sam doświadczyłem tej przemiany jaką dała mi kontrola nad czasem, bo wiem ile jestem go w stanie bezpowrotnie stracić. Kamila jest żywym przykładem na to, jak można zmienić paradygmat korzystania z narzędzi innych niż zwykły kalendarz. Kiedy pierwszy raz przedstawiłem jej Multiplaner to niestety nie chciała z niego korzystać. Teraz nie może się bez niego obejść. To czym się z Tobą dziś podzieliłem to wiedza, która po prostu ułatwia życie.

PS: Pamiętaj o tym, aby zapominać jak najczęściej!

Z tego miejsca pozdrawiam Cię serdecznie i zachęcam do komentowania oraz odwiedzenia naszej strony na Facebook’u.

Daniel Czachorowski

Podziel się wpisem z innymi!